Wenn eure Frage fehlt, schreibt uns. Wir antworten auch dann, wenn daraus kein Projekt wird.
Was ist die pauschale Reiseaufwandsentschädigung (PRAE)?
Die PRAE ist ein steuer- und sozialversicherungsfreier Pauschalbetrag, den gemeinnützige Sportvereine in Österreich an Trainerinnen, Trainer, Sportlerinnen, Sportler und Schiedsrichter auszahlen dürfen. Rechtliche Grundlage ist § 3 Abs 1 Z 16c EStG. Voraussetzung ist ein tatsächlicher Einsatztag und eine nachvollziehbare Aufzeichnung durch den Verein.
Wie hoch ist die PRAE aktuell?
Steuerfrei sind bis zu 120,00 € pro Einsatztag und bis zu 720,00 € pro Kalendermonat und Person. Diese Beträge gelten seit 2024. Was darüber ausbezahlt wird, ist steuerpflichtig und zählt bei der Geringfügigkeitsgrenze mit.
Was passiert, wenn eine Grenze überschritten wird?
Der übersteigende Betrag wird steuer- und sozialversicherungspflichtig, und zwar für die betroffene Person. Genau deshalb prüft unsere Lösung die Grenzen schon beim Eintragen: Eine Abrechnung über 120,00 € am Tag oder 720,00 € im Monat lässt sich gar nicht erst einreichen.
Was ist die L19-Meldung und bis wann muss sie abgegeben werden?
Vereine, die PRAE auszahlen, müssen die in einem Kalenderjahr ausbezahlten Beträge pro Person melden. Das passiert über das amtliche Formular L 19 und ist bis Ende Februar des Folgejahres beim Finanzamt einzubringen, elektronisch oder auf Papier. Wenn die Einsätze das ganze Jahr über digital erfasst sind, ist die Jahressumme pro Person ein Klick statt einer Rekonstruktion aus dem Ordner.
Brauchen wir dafür eine eigene Website?
Nein. Ihr bekommt einen fertigen Vereinsbereich unter eigener Adresse, mit eurem Logo und euren Farben. Wenn ihr wollt, verlinkt ihr ihn aus eurer bestehenden Website, mehr braucht es nicht. Ohne Website funktioniert es genauso.
Was ist, wenn unsere Entlohnungsordnung anders aussieht?
Stufen, Gruppen, Zuschläge und Pauschalen legt ihr selbst an, wir richten sie beim Start gemeinsam ein. Sollte eure Ordnung etwas verlangen, das die Software noch nicht kann, sagen wir das im Erstgespräch, statt es euch zu verkaufen.
Müssen die Trainer etwas installieren?
Nein. Die Trainer melden sich mit ihrem Vereinszugang im Browser an, am Handy genauso wie am Laptop. Keine App, kein zusätzliches Konto, kein Download.
Ist die digitale Unterschrift rechtsgültig?
Ja. Wir setzen auf die qualifizierte elektronische Signatur mit ID Austria über A-Trust. Sie ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt, und für Privatpersonen sind sowohl die ID Austria als auch das Signieren kostenlos.
Wo liegen die Daten und wer kann sie sehen?
Auf Servern innerhalb der EU, getrennt nach Verein, mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art 28 DSGVO. Jeder Trainer sieht ausschließlich seine eigenen Abrechnungen, jede Berechtigung wird am Server geprüft und nicht bloß im Browser ausgeblendet. Zugangsdaten liegen ausschließlich serverseitig in einem Secrets-Speicher.
Was passiert bei einer Prüfung durch das Finanzamt?
Jede eingereichte Abrechnung friert die verwendeten Sätze, Zuschläge und Pauschalen als Momentaufnahme ein. Damit lässt sich auch Jahre später exakt nachvollziehen, wie ein Betrag zustande gekommen ist, selbst wenn die Tarife zwischenzeitlich geändert wurden. Alle Belege liegen an einem Ort, durchsuchbar und signiert.
Was kostet das und wie lange dauert es?
Das Abo kostet 20,00 € netto im Monat bis 5 Trainer und 30,00 € netto im Monat bis 15 Trainer. Ab 16 Trainern machen wir euch ein eigenes Angebot. Einrichtung, Einschulung und Support sind inbegriffen, dazu kommt nichts. Vom Erstgespräch bis zum ersten Echtmonat vergehen üblicherweise ein bis zwei Wochen.
Können wir jederzeit kündigen?
Ja, zum Ende jedes Monats, formlos per E-Mail, ohne Begründung. Es gibt keine Mindestlaufzeit und keine Einrichtungsgebühr. Beim Kündigen bekommt ihr alle Abrechnungen und Präsenzlisten als vollständigen Export.
Was passiert, wenn wir mitten in der Saison mehr Trainer haben?
Die Stufe richtet sich nach den Trainern mit Zugang und wird monatlich neu bestimmt. Kommen Trainer dazu, rutscht ihr in die nächste Stufe, fallen welche weg, wieder zurück. Keine Nachverrechnung, keine Vertragsänderung.
Was, wenn wir später Stundensätze oder Gruppen ändern?
Das macht ihr selbst, ohne uns. Sätze, Zuschläge, Pauschalen und Trainingsgruppen pflegt der Verein in einer einfachen Tabellenansicht. Neue Werte gelten ab einem Stichtag, bereits eingereichte Abrechnungen bleiben unverändert.
