PRAE-Abrechnung
für Vereine. Ohne Zettelwirtschaft.
Die pauschale Reiseaufwandsentschädigung kostet euch jeden Monat Stunden: Zettel einsammeln, Fotos aus WhatsApp suchen, Beträge nachrechnen, Grenzen kontrollieren, ablegen.
Wir bringen das auf eure bestehende Vereins-Website. Die Trainer tragen ihre Einsätze selbst ein, das System rechnet und prüft mit, und am Monatsende liegt die fertige Präsenzliste signiert im Archiv.
Markus Stuppnig · WienJeden Monat dasselbe Puzzle.
Wer im Verein für die Abrechnung zuständig ist, kennt mindestens drei davon.
Zettel, Fotos, Mails
Die einen bringen Papier, die anderen schicken ein Foto über WhatsApp, der Rest mailt ein PDF. Alles landet bei einer Person.
Jede Zeile nachrechnen
Stundensatz, Gruppe, Zuschläge, Pauschalen. Jemand prüft händisch nach, fragt nach, korrigiert. Die Auszahlung verzögert sich.
Grenzen im Kopf behalten
120,00 € am Tag, 720,00 € im Monat. Wird das übersehen, ist der übersteigende Teil steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Im Februar das Jahr zusammensuchen
Für die Meldung ans Finanzamt braucht ihr die Jahressumme pro Person. Aus einer Papiermappe ist das ein Abend Arbeit, oder mehrere.
Bei einer Prüfung fehlt der Nachweis
Welcher Satz galt im März? Wer hat wann unterschrieben? Ohne saubere Ablage wird das eine unangenehme Rekonstruktion.
Drei Schritte. Zehn Minuten im Monat.
So sieht der Ablauf aus, wenn alles eingerichtet ist. Im Video zeigen wir es an der fertigen Lösung.
Trainer trägt ein
Anmelden, Monat auswählen, Einsatztage ausfüllen. Gruppe und Dauer sind vorbelegt, Zuschläge sind Häkchen. Am Handy genauso wie am Laptop.
Das System rechnet und prüft
Der Betrag entsteht automatisch aus Qualifikationsstufe, Gruppe, Zuschlägen und Pauschalen. Die Grenzen von 120,00 € und 720,00 € werden live mitgeprüft, darüber lässt sich nichts einreichen.
Fertig, signiert, abgelegt
Am Monatsende kommt die offizielle Präsenzliste als PDF heraus. Der Trainer signiert sie kostenlos mit seiner ID Austria und lädt sie hoch. Danach ist der Monat gesperrt, das Dokument liegt im Vereinsarchiv.
Was ihr bekommt.
Kein Baukasten und kein Abo. Eine fertige Lösung, die zu eurem Verein passt, plus alles, was ihr braucht, um sie ohne uns weiterzubetreiben.
Geschützter Trainer-Bereich
Auf eurer bestehenden Website, in eurem Design. Anmeldung über den Vereinszugang, keine zweite Plattform.
Automatische Berechnung
Qualifikationsstufen, Trainingsgruppen, Zuschläge und Tagespauschalen, genau nach eurer Entlohnungsordnung.
Live-Prüfung der Grenzen
120,00 € pro Tag und 720,00 € pro Monat werden beim Eintragen mitgeprüft und hart geblockt.
Offizielle Präsenzliste als PDF
Wir befüllen das Standardformular, das ihr ohnehin verwendet. Für Steuerberatung und Prüfer ändert sich damit nichts.
Rechtsgültige Signatur
Der Trainer signiert mit ID Austria über A-Trust. Kostenlos, qualifiziert, der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.
Einreichsperre und Dublettenschutz
Ein eingereichter Monat ist gesperrt. Doppelte oder nachträglich veränderte Abrechnungen sind ausgeschlossen.
Prüfungssichere Momentaufnahme
Beim Einreichen friert das System die verwendeten Sätze ein. Auch Jahre später ist jeder Betrag exakt nachvollziehbar.
Jahresübersicht pro Person
Die Summe pro Trainer und Jahr steht auf Knopfdruck bereit, als Grundlage für eure Meldung ans Finanzamt.
Tarifpflege durch euch
Neue Sätze, Gruppen oder Pauschalen legt ihr selbst an, mit Gültigkeitsdatum. Alte Abrechnungen bleiben unberührt.
Einschulung und Dokumentation
Wir schulen Vorstand und Trainer ein, liefern eine schriftliche Anleitung und begleiten den ersten Echtmonat.
WAT Stadlau, 40 Trainer.
Ein Wiener Breitensportverein, der vom Ehrenamt lebt. Ein guter Teil davon ging bisher für Abrechnungen drauf.
Vorher
- Formulare kamen als Papier, als WhatsApp-Foto oder als Mail-Anhang.
- Jede Zeile wurde händisch nachgerechnet, die Grenzen im Kopf kontrolliert.
- Ablage in einer Papiermappe, nicht durchsuchbar.
- Rückfragen und Korrekturen verzögerten die Auszahlung.
Nachher
- Die Trainer tragen ihre Einsätze selbst im geschützten Bereich der Vereins-Website ein.
- Die Beträge rechnet das System, die steuerfreien Grenzen werden live geprüft.
- Die Präsenzliste wird signiert und landet auffindbar im Vereinsarchiv.
- Rund 5 Stunden weniger Verwaltung pro Monat, also etwa 60 Stunden im Jahr.
Aus der laufenden Lösung
Eure Daten, euer Haus.
Bei einer Abrechnung geht es um Namen, Sozialversicherungsnummern und Bankverbindungen. Damit gehen wir so um, wie wir es selbst erwarten würden.
Kein zusätzlicher Anbieter
Die Daten bleiben in den Systemen, die ihr ohnehin nutzt. Wir schieben nichts in eine fremde Cloud.
Hosting in der EU
Wo wir selbst hosten, läuft alles auf Servern innerhalb der EU, DSGVO-konform.
Rechte werden am Server geprüft
Jede Aktion prüft Anmeldung und Rolle serverseitig. Ein ausgeblendeter Button ist für uns kein Sicherheitskonzept.
Jeder sieht nur seins
Trainer sehen ausschließlich ihre eigenen Abrechnungen. Wer welche Rolle hat, entscheidet der Verein.
Beträge sind nicht manipulierbar
Gerechnet wird am Server, nicht im Browser. An den Summen lässt sich von außen nichts drehen.
Zugangsdaten liegen im Tresor
Schlüssel und Passwörter liegen ausschließlich serverseitig in einem Secrets-Speicher, niemals im Seitencode oder in Links.
Signatur bleibt unversehrt
Signierte PDFs reichen wir Byte für Byte unverändert durch. Jede Nachbearbeitung würde die Signatur zerstören.
Alles gehört euch
Quellcode, Daten und Dokumentation gehen mit der Schlussrechnung in euer Eigentum über. Export jederzeit, kein Lock-in.
Wir bauen die Technik und richten uns nach den Vorgaben eurer Steuerberatung. Eine Steuer- oder Rechtsberatung leisten wir selbst nicht. Für den Betrieb braucht ihr, wie bei jedem digitalen System, Auftragsverarbeitungsverträge mit euren Anbietern und ein Zugriffskonzept. Wobei wir helfen: euch sagen, was ihr braucht, und die technische Seite so bauen, dass sie dazu passt.
Vier Schritte. Klarer Zeitplan.
Vom ersten Gespräch bis zum ersten Monat, der von selbst durchläuft. Ihr wisst zu jedem Zeitpunkt, wo wir stehen und was als Nächstes kommt.
Erstgespräch
30 Minuten. Wir hören zu, ihr bekommt eine ehrliche Einschätzung, ob sich das für euch rechnet.
Woche 0Pflichtenheft und Fixpreis
Wir schreiben auf, was genau entsteht, und nennen den Preis. Schriftlich, verbindlich.
Woche 1Umsetzung
Wir bauen, ihr seht jede Woche den Stand. Kein Blackbox-Projekt.
Woche 2 bis 4Einschulung und erster Monat
Trainer und Vorstand werden eingeschult, den ersten Echtmonat begleiten wir.
ab Woche 5Ein Fixpreis. Keine laufenden Kosten.
Ihr bekommt den Preis nach dem Pflichtenheft, schriftlich, bevor wir eine Zeile Code schreiben. Danach ändert er sich nicht mehr.
Immer dabei
- Pflichtenheft und verbindliches Fixpreisangebot
- Umsetzung, Test und Go-Live
- Einschulung von Vorstand und Trainern
- Schriftliche Anleitung zum Nachlesen
- Begleitung im ersten Echtmonat
- Quellcode, Daten und Dokumentation gehören euch
Was der jetzige Ablauf kostet
- Rund 60 Stunden Ehrenamt im Jahr, nur für Abrechnungen.
- Jede übersehene Grenze wird zur Nachversteuerung, samt Sozialversicherung.
- Ein Abend Excel im Februar, jedes Jahr wieder.
- Belege, die niemand mehr findet, wenn geprüft wird.
Drei Zusagen.
Fixpreis
Der Preis steht nach dem Pflichtenheft. Was wir zu bedenken vergessen haben, ist unser Problem, nicht eures.
Der erste Monat läuft
Läuft der erste Echtmonat nicht sauber durch, arbeiten wir nach, bis er es tut. Ohne zusätzliche Rechnung.
Kein Lock-in
Quellcode, Daten und Dokumentation gehören euch. Ihr könnt jederzeit exportieren oder jemand anderen weiterbauen lassen.
Was euch die Zettelwirtschaft kostet.
Vier Zahlen, die ihr im Kopf habt. Der Rechner sagt euch, wie viele Stunden pro Jahr dahinterstecken und wie viel davon bleibt, wenn das System die Arbeit übernimmt.
Das sind 5,6 Arbeitstage im Jahr, die zurück zum Sport gehen.
Bei einem Fixpreis ab 1.000,00 € netto kostet euch jede gesparte Stunde einmalig 22,32 €. Im Jahr darauf ist sie gratis.
Annahme: rund 80 % des Aufwands fallen weg. Erfahrungswert aus dem WAT-Stadlau-Projekt, kein Versprechen. Die Zahlen sind eine Schätzung, keine Zusage.
Ergebnis mitschicken und Termin buchen →Hallo,
Ich bin Markus, Softwareentwickler bei adesso, einem der größten IT-Dienstleister im DACH-Raum. Mit Zukunftssicher arbeite ich für Vereine und kleine Unternehmen in Österreich.
PRAE ist unser Schwerpunkt, weil Vereine selten Budget für saubere Digitalisierung haben und trotzdem am meisten davon profitieren. Sport lebt von Menschen, die ihre Freizeit hergeben. Je weniger davon in der Abrechnung versickert, desto mehr bleibt für den Sport.
Was der Kunde sagt
„Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr, sed diam nonumy eirmod tempor invidunt ut labore et dolore magna aliquyam erat, sed diam voluptua.“
Was Vereine meistens fragen.
Wenn eure Frage fehlt, schreibt uns. Wir antworten auch dann, wenn daraus kein Projekt wird.
Was ist die pauschale Reiseaufwandsentschädigung (PRAE)?
Die PRAE ist ein steuer- und sozialversicherungsfreier Pauschalbetrag, den gemeinnützige Sportvereine in Österreich an Trainerinnen, Trainer, Sportlerinnen, Sportler und Schiedsrichter auszahlen dürfen. Rechtliche Grundlage ist § 3 Abs 1 Z 16c EStG. Voraussetzung ist ein tatsächlicher Einsatztag und eine nachvollziehbare Aufzeichnung durch den Verein.
Wie hoch ist die PRAE aktuell?
Steuerfrei sind bis zu 120,00 € pro Einsatztag und bis zu 720,00 € pro Kalendermonat und Person. Diese Beträge gelten seit 2024. Was darüber ausbezahlt wird, ist steuerpflichtig und zählt bei der Geringfügigkeitsgrenze mit.
Was passiert, wenn eine Grenze überschritten wird?
Der übersteigende Betrag wird steuer- und sozialversicherungspflichtig, und zwar für die betroffene Person. Genau deshalb prüft unsere Lösung die Grenzen schon beim Eintragen: Eine Abrechnung über 120,00 € am Tag oder 720,00 € im Monat lässt sich gar nicht erst einreichen.
Was ist die L19-Meldung und bis wann muss sie abgegeben werden?
Vereine, die PRAE auszahlen, müssen die in einem Kalenderjahr ausbezahlten Beträge pro Person melden. Das passiert über das amtliche Formular L 19 und ist bis Ende Februar des Folgejahres beim Finanzamt einzubringen, elektronisch oder auf Papier. Wenn die Einsätze das ganze Jahr über digital erfasst sind, ist die Jahressumme pro Person ein Klick statt einer Rekonstruktion aus dem Ordner.
Brauchen wir dafür eine neue Software oder ein Abo?
Nein. Wir bauen die Lösung in eure bestehende Vereins-Website und nutzen die Systeme, für die ihr ohnehin bezahlt. Beim WAT Stadlau sind dadurch keine neuen laufenden Kosten entstanden.
Funktioniert das mit unserer Website?
In den meisten Fällen ja. Wir haben es für Wix umgesetzt und können es genauso für WordPress, für eine Vereinssoftware mit Schnittstelle oder als eigenständige Anwendung bauen. Im Erstgespräch schauen wir uns eure Umgebung an und sagen euch ehrlich, ob es geht und was es kostet.
Müssen die Trainer etwas installieren?
Nein. Die Trainer melden sich mit ihrem Vereinszugang im Browser an, am Handy genauso wie am Laptop. Keine App, kein zusätzliches Konto, kein Download.
Ist die digitale Unterschrift rechtsgültig?
Ja. Wir setzen auf die qualifizierte elektronische Signatur mit ID Austria über A-Trust. Sie ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt, und für Privatpersonen sind sowohl die ID Austria als auch das Signieren kostenlos.
Wo liegen die Daten und wer kann sie sehen?
Die Daten bleiben in der Umgebung des Vereins, es kommt kein zusätzlicher Anbieter dazu. Jeder Trainer sieht ausschließlich seine eigenen Abrechnungen, und jede Berechtigung wird am Server geprüft, nicht bloß im Browser ausgeblendet. Zugangsdaten liegen ausschließlich serverseitig in einem Secrets-Speicher.
Was passiert bei einer Prüfung durch das Finanzamt?
Jede eingereichte Abrechnung friert die verwendeten Sätze, Zuschläge und Pauschalen als Momentaufnahme ein. Damit lässt sich auch Jahre später exakt nachvollziehen, wie ein Betrag zustande gekommen ist, selbst wenn die Tarife zwischenzeitlich geändert wurden. Alle Belege liegen an einem Ort, durchsuchbar und signiert.
Was kostet das und wie lange dauert es?
Wir arbeiten mit einem Fixpreis, der nach dem Pflichtenheft feststeht, ab 1.000,00 € netto. Von der Zusage bis zum Live-Gang vergehen üblicherweise drei bis vier Wochen, danach begleiten wir den ersten Echtmonat. Laufende Kosten an uns gibt es keine.
Was, wenn wir später Stundensätze oder Gruppen ändern?
Das macht ihr selbst, ohne uns. Sätze, Zuschläge, Pauschalen und Trainingsgruppen pflegt der Verein in einer einfachen Tabellenansicht. Neue Werte gelten ab einem Stichtag, bereits eingereichte Abrechnungen bleiben unverändert.
Außerhalb von PRAE: individuelle Lösungen.
PRAE ist unser Schwerpunkt, aber nicht alles, was wir bauen. Wenn bei euch etwas anderes jeden Monat Stunden frisst, oder eure Website nicht das tut, was sie soll, schauen wir uns das genauso an.
30 Minuten. Drei konkrete Ergebnisse.
Egal ob wir zusammenarbeiten oder nicht, ihr geht mit drei konkreten Dingen aus dem Gespräch. Kein Verkaufsgespräch, kein Folge-Pitch.
Termin buchen →PRAE-Check
Wie viel Zeit euer aktueller Ablauf kostet und wo die teuersten Stellen sitzen.
Machbarkeit
Ob das mit eurer Website und eurer Vereinssoftware geht, und was es ungefähr kosten würde.
Ehrliche Einschätzung
Ob wir zusammenpassen, und wenn nicht, wohin ihr besser geht. Kein Sales-Pitch.
Ein Gespräch kostet euch
30 Minuten.
Sucht euch einen Slot, der passt. Unverbindlich, ohne Sales-Pitch. Egal wie es ausgeht, ihr geht mit PRAE-Check, Machbarkeitseinschätzung und einer ehrlichen Antwort raus.